Tenir le plan comptable à jour

# Maintenance du plan comptable

## ⚠️ Outils d'écriture en Beta

`create_accounts`, `update_accounts` et `delete_accounts` demandent la permission « Manage chart of accounts », désactivée par défaut : un Admin ou Account Owner l'active sur la connexion, puis l'utilisateur se reconnecte et la coche.

Ces outils **échouent d'emblée** si le plan comptable est géré par l'intégration comptable de la société (mode « pull » ou bidirectionnel) : la modification se fait alors dans le logiciel comptable. Ne pas réessayer.

Avant chaque action, dire à l'utilisateur ce qui va changer (nom, code, type du compte) et attendre son accord.

## Étape 1 — Toujours lire avant d'écrire

```json
{ "tool": "get_chart_of_accounts", "params": { "searchTerm": "<code ou libellé>", "includeArchived": true } }
```

`includeArchived: true` est indispensable ici : sans lui, les comptes archivés sont invisibles, et on risque de recréer un compte qui existe déjà en archive. Vérifié en direct : la recherche « MCP TEST » ne renvoyait rien par défaut, et trois comptes archivés avec `includeArchived`, dont deux occupant déjà les codes envisagés.

Filtres utiles : `accounts` (types : `expense`, `supplier`, `employee`, `tax`, `bank`, `reverseCharge`), `purpose`, `isAvailable`.

## Étape 2 — Créer

```json
{
  "tool": "create_accounts",
  "params": {
    "type": "expense",
    "accounts": [ { "name": "Séminaires et événements", "code": "623800", "description": "…" } ]
  }
}
```

- Un seul `type` par appel, 100 comptes au plus. Chaque compte exige `name` et au moins `code` ou `externalId`.
- Le lot est appliqué **en une transaction** : tout réussit ou tout échoue.
- La réponse peut contenir **moins** de comptes que ce qui a été envoyé (deux lignes qui désignent le même compte fusionnent). Annoncer le nombre de comptes renvoyés, pas le nombre envoyés.

⚠️ **`create_accounts` est aussi un « upsert », et c'est son piège.** Un compte envoyé sans `id` mais avec un `code` qui correspond à un compte actif du même type **met à jour ce compte** au lieu d'en créer un. Et toute mise à jour par cet outil **réécrit le compte entier** : chaque champ omis (description, code auxiliaire, identifiant externe, taux de TVA…) est remis à vide, et un `externalId` omis efface le lien avec l'ERP. Pour modifier un compte existant, utiliser `update_accounts`.

## Étape 3 — Modifier

```json
{
  "tool": "update_accounts",
  "params": { "accounts": [ { "id": "<id du compte>", "name": "Nouveau libellé" } ] }
}
```

- Mise à jour partielle : seuls les champs envoyés changent. Vérifié en direct : le renommage a laissé le code et la description intacts.
- La validation est tout-ou-rien (un `id` inconnu annule tout), mais ensuite chaque compte est traité séparément : lire `failed` et ne renvoyer que les échecs.
- `purpose` et `isAvailable` ne se modifient avec aucun outil.

## Étape 4 — Archiver

```json
{ "tool": "delete_accounts", "params": { "accountId": "<id du compte>" } }
```

Malgré son nom, cet outil **archive** : le compte n'est pas supprimé. Réponse observée : `{ "id": "…", "isArchived": true }`. Un compte à la fois.

- Réversible avec `update_accounts` et `isArchived: false`.
- **Ce qui n'est pas réversible** : l'archivage libère les fournisseurs et collaborateurs rattachés au compte, et le désarchivage ne restaure pas ces rattachements.
- Désarchiver un compte lui rend son `purpose`, qui est alors retiré du compte actif qui le portait. Vérifier qui le porte avant.

## Étape 5 — Relire

Relire avec `get_chart_of_accounts` pour confirmer. Les lectures sont en cache 24 heures, mais une écriture réussie par ces outils vide le cache de la société. Un changement fait hors MCP (application Spendesk, synchronisation comptable) peut, lui, mettre jusqu'à 24 heures à apparaître.

## Ce qui a été testé

Testé en direct sur le compte démo le 5 octobre 2026 : création d'un compte de charge de test (code 699997), renommage, archivage, puis relecture — absent de la liste par défaut, présent avec `includeArchived`. Non testés : l'upsert par code, le changement de `purpose` et le désarchivage, décrits d'après la documentation des outils.

## Exemples de prompts utilisateur

- "Ajoute un compte de charge 623800 Séminaires et événements"
- "Renomme le compte 625100 en Voyages et déplacements professionnels"
- "Le compte 601000 existe-t-il déjà, y compris en archive ?"
- "Archive le compte de test 699997"