Préparer la clôture du mois

# Checklist de clôture mensuelle

## But

Contrôler en une demande ce qui bloque la clôture d'un mois : dépenses pas encore préparées, dépenses prêtes mais pas exportées, justificatifs manquants, règlements non exportés, factures fournisseurs en retard. Chaque point ressort ✅ ou ❌.

Ce skill ne fait que lire. Il ne clôture rien, n'exporte rien et ne marque rien comme prêt : voir le skill d'export comptable pour la suite.

## Avant tout appel

Annoncer les dates exactes du mois contrôlé (ex. « du 2026-09-01 au 2026-09-30 »). Les contrôles 1 à 3 portent sur la **date du document** des dépenses (`payableDate`), pas sur la date comptable.

## Contrôle 1 — État comptable des dépenses du mois

```json
{
  "tool": "spendesk_analyze_spend",
  "params": { "fromDate": "2026-09-01", "toDate": "2026-09-30", "groupBy": ["bookkeepingStatus", "payableType"] }
}
```

Un seul appel donne le nombre et le montant par statut :

| `bookkeepingStatus` | Lecture | Verdict |
|---------------------|---------|---------|
| `toPrepare` | Pas encore préparée : **exclue de l'export sans avertissement** | ❌ s'il en reste |
| `toExport` | Prête, pas encore exportée (inclut les exports en cours ou en échec, indistinguables) | ❌ s'il en reste |
| `exported` | Exportée, ou marquée exportée à la main | ✅ |

Le détail par `payableType` isole les notes de frais (`expenseClaim`) encore à préparer.

## Contrôle 2 — Liste des dépenses qui bloquent

```json
{
  "tool": "get_payables",
  "params": { "filters": { "operator": "and", "subfilters": [
    { "field": "payableDate", "operator": "between", "value": { "from": "2026-09-01T00:00:00.000Z", "to": "2026-09-30T23:59:59.999Z" } },
    { "field": "bookkeepingStatus", "operator": "=", "value": ["toPrepare", "toExport"] }
  ] } }
}
```

Le champ s'appelle `bookkeepingStatus` (pas `bookingStatus` ni `status`). Paginer avec `cursor` tant que `hasNextPage` est `true`. Pour le nom du fournisseur ou du collaborateur, appeler `get_payable_by_id` sur les lignes à présenter.

## Contrôle 3 — Justificatifs manquants

```json
{
  "tool": "get_payables",
  "params": { "filters": { "operator": "and", "subfilters": [
    { "field": "payableDate", "operator": "between", "value": { "from": "2026-09-01T00:00:00.000Z", "to": "2026-09-30T23:59:59.999Z" } },
    { "field": "documentaryEvidenceStatus", "operator": "=", "value": ["missing", "declaredAsInvalid"] }
  ] } }
}
```

Ce filtre évite d'interroger les pièces jointes dépense par dépense. `provided` signifie qu'un fichier est joint, pas que la pièce est conforme.

## Contrôle 4 — Règlements non exportés

```json
{
  "tool": "spendesk_analyze_settlements",
  "params": { "fromDate": "2026-09-01", "toDate": "2026-09-30", "filters": { "state": ["created", "failedToExport"] } }
}
```

Les règlements alimentent le journal de banque, indépendamment des dépenses. `summary.totalCount` donne leur nombre. Le total est **net et signé** : ajouter `"groupBy": ["type"]` pour séparer paiements et remboursements. Pour la liste, `get_settlements` avec le même `state`.

## Contrôle 5 — Factures fournisseurs en retard

```json
{ "tool": "spendesk_get_due_invoices", "params": { "includeLineItems": false } }
```

À titre d'information : un retard de paiement ne bloque pas la clôture. Le chiffre est à **aujourd'hui** et pour la société courante ; ne pas passer une date passée dans `asOfDate` pour « le retard à la fin du mois », ce n'est pas un aging historique.

## Rapport

```
Clôture de <mois> (<dates exactes>)

✅/❌  Dépenses à préparer            N — X EUR
✅/❌  Dépenses prêtes, non exportées N — X EUR
✅/❌  Justificatifs manquants        N
✅/❌  Règlements non exportés        N — X EUR net
ℹ️     Factures en retard (à ce jour) N — X EUR

Conclusion : prêt à exporter si les quatre premiers points sont à ✅.
```

## Limites à dire

- Un export en échec et un export en attente sont indistinguables : les deux restent en `toExport`.
- Une société à la fois : sur une connexion multi-entités, refaire la checklist par entité.
- Le MCP ne peut pas approuver une dépense ni la préparer à votre place sans la permission d'écriture « Manage payables ».

## Résultat observé (compte démo, 5 octobre 2026)

Sur 12 mois : 25 dépenses, dont 23 exportées et 2 encore à préparer (EUR 25 834,90), toutes deux de septembre. Aucun justificatif manquant sur le troisième trimestre. 2 règlements de septembre non exportés, pour EUR 10 613,50. 11 factures en retard pour EUR 19 095,67.

## Exemples de prompts
- "Est-ce qu'on est prêts à fermer le mois ?"
- "Lance la checklist de clôture pour septembre"
- "Montre-moi les points bloquants de la clôture mensuelle"