Suivre la boîte de réception des factures

# Boîte de réception des factures

## Intake ou facture : la différence

Un **intake** est un document fournisseur reçu (facture, avoir ou reçu) tant qu'il est en revue dans la boîte de réception : c'est l'étape **avant** la comptabilité. Une fois traité, il devient une facture (`get_invoices`) puis un payable (`get_payables`).

- « A-t-on reçu la facture de X ? » → `get_intakes`
- « Est-elle approuvée, payée ? » → `get_invoices` (voir le skill factures en attente d'approbation)

## Étape 1 — Ce qui attend dans la boîte

```json
{ "tool": "get_intakes", "params": { "stage": ["inInbox"], "pageSize": 100 } }
```

`stage` est la vue simple du cycle de vie :

| `stage` | Signification |
|---------|---------------|
| `inInbox` | En attente d'action ou en cours de revue |
| `linked` | Rattaché à un document existant |
| `processed` | Terminé (validé, refusé, supprimé) |

⚠️ Pièges vérifiés en direct :
- **Une liste vide ne prouve rien d'autre que « rien dans cette étape »**. Sur le compte démo, `inInbox` renvoyait 0 document alors qu'un document traité existait : il a fallu demander `processed` pour le voir.
- Les intakes archivés sont exclus sauf si on demande `stage: ["processed"]` ou `status: ["deleted"]`. L'absence d'un document dans la liste ne prouve donc pas qu'il n'existe pas.
- Il n'y a **pas de filtre par type** : factures, avoirs et reçus sont mélangés. Lire `type` sur chaque ligne avant d'agréger.
- Les champs extraits du document (fournisseur, montants, dates, numéro) sont `null` tant qu'ils ne sont pas capturés — `null` n'est pas zéro.
- Les montants sont dans la devise du document, sans conversion : regrouper par devise, ne jamais additionner.
- Les filtres `createdAfter`/`createdBefore` attendent un datetime ISO complet (`2026-10-01T00:00:00.000Z`) et portent sur la date de réception par Spendesk, pas sur la date de facture.

## Étape 2 — À qui c'est assigné

`assigneeId` est un identifiant brut. Le résoudre avec :

```json
{ "tool": "get_users", "params": { "ids": ["<assigneeId>"] } }
```

Ne jamais afficher l'identifiant brut ; s'il ne se résout pas, le dire.

## Étape 3 — Détail d'un document et ce qu'il est devenu

```json
{ "tool": "get_intake_by_id", "params": { "id": "<id de l'intake>" } }
```

En plus des champs de la liste, renvoie :
- `lineItems` et `lineItemsSource` (ex. `ocr`) : ce qui a réellement été facturé ;
- `documents` : les fichiers reçus, avec un lien de téléchargement de courte durée ;
- `payableId` et `resultingDocument` : ce que le document a produit une fois traité. `payableId` se résout avec `get_payable_by_id`.

`get_intake_by_id` retrouve aussi les intakes archivés que la liste omet. `appUrl` donne le lien direct vers le document dans Spendesk — le fournir tel quel, ne jamais le construire.

## Format de sortie recommandé

```
Boîte de réception — <date du jour>
En attente : N documents (par devise : …)

| Reçu le | Type | Fournisseur | N° | Montant | Échéance | Assigné à | Statut |
```

Trier par échéance croissante et signaler les documents dont l'échéance tombe sous 7 jours alors qu'ils ne sont pas encore traités.

## Résultat observé (compte démo)

Boîte vide en `inInbox`. Un document en `processed` : facture reçue par email le 15/09/2026, statut `validated`, EUR 15 779,40 TTC (EUR 13 260,00 HT, TVA 19 % lue par OCR), échéance au 06/10/2026, assignée à un utilisateur résolu par `get_users`, avec un `payableId` renseigné.

## Exemples de prompts utilisateur

- "Qu'est-ce qui attend dans la boîte de réception des factures ?"
- "A-t-on reçu la facture RE-2026-08842, et où en est-elle ?"
- "Quels documents reçus cette semaine ne sont pas encore traités, et à qui sont-ils assignés ?"