Préparer le cut-off de fin de période

# Cut-off de fin de période

## But

Lister les dépenses datées de la période à clôturer qui ne sont pas encore parties en comptabilité : c'est la base des écritures de régularisation (charges à payer, factures non parvenues côté Spendesk).

**Ce skill ne produit pas de FEC.** Le Fichier des Écritures Comptables se génère depuis votre logiciel comptable. Pour les journaux d'achats et de banque tels que Spendesk les exporte, avec leurs comptes, utiliser le skill d'export comptable (aperçu sans rien modifier).

## Étape 1 — Mesurer ce qui n'est pas exporté

Annoncer les dates exactes de la période.

```json
{
  "tool": "spendesk_analyze_spend",
  "params": { "fromDate": "2026-09-01", "toDate": "2026-09-30", "groupBy": ["bookkeepingStatus", "payableType"] }
}
```

Les lignes `toPrepare` et `toExport` sont les dépenses de la période pas encore en comptabilité. La période porte sur la **date du document** (`payableDate`) : c'est bien la date qui compte pour un cut-off.

## Étape 2 — Lister ces dépenses

```json
{
  "tool": "get_payables",
  "params": { "filters": { "operator": "and", "subfilters": [
    { "field": "payableDate", "operator": "between", "value": { "from": "2026-09-01T00:00:00.000Z", "to": "2026-09-30T23:59:59.999Z" } },
    { "field": "bookkeepingStatus", "operator": "=", "value": ["toPrepare", "toExport"] }
  ] } }
}
```

- Le champ est `bookkeepingStatus` ; la date du document se filtre avec `payableDate`. Il n'existe pas de champ `bookingStatus`, `invoiceDate` ni `glCode`.
- Chaque dépense porte ses lignes dans `itemLines`, avec `netAmount`, `vatAmount` et `grossAmount` : la régularisation se chiffre sur le **hors taxes**.
- Pour totaliser, utiliser `functionalAmount` ; les montants par ligne sont dans la devise de la dépense.
- Paginer avec `cursor` tant que `hasNextPage` est `true`.

## Étape 3 — Arrivées tardives

Les dépenses datées de la période mais saisies après sa fin sont les plus faciles à oublier. Sur la liste de l'étape 2, signaler celles dont `firstCreatedAt` est postérieur à la fin de période.

## Étape 4 — Comptes et tiers (si demandé)

Les comptes ne sont pas dans la liste. Pour une dépense donnée :

```json
{ "tool": "get_payable_by_id", "params": { "id": "<id de la dépense>" } }
```

Lire `lineItems[].expenseAccount`, `counterparty.name` et `counterparty.accountPayable`. Un compte à `null` signifie que la dépense n'est pas encore codée : la régularisation devra l'être à la main. Un appel par dépense : le réserver aux lignes significatives.

## Rapport

```
Cut-off <période> (<dates exactes>)

Dépenses de la période non exportées : N — X EUR TTC, Y EUR HT
  dont à préparer : N — … | dont prêtes à exporter : N — …
  dont saisies après la fin de période : N

| Date | Fournisseur ou collaborateur | Type | HT | TVA | Statut | Compte de charge |
```

Toujours faire valider les écritures de régularisation par le comptable avant passation.

## Limites à dire

- Le skill voit ce qui est dans Spendesk. Une facture pas encore reçue, ou encore dans la boîte de réception, n'est pas une dépense et n'apparaît pas : voir les skills factures et boîte de réception pour les factures en attente.
- La date comptable (`accountingDate`) n'est renseignée que si la fonction de date comptable modifiable est activée ; ne pas s'en servir comme filtre de période.
- Une dépense carte ne devient une dépense comptable qu'une fois passée sur le relevé : les achats carte des derniers jours du mois peuvent manquer.

## Résultat observé (compte démo, 5 octobre 2026)

Pour septembre 2026 : 2 dépenses non exportées, toutes deux à préparer, pour EUR 25 834,90 TTC, soit EUR 21 710,00 HT. Les deux avaient été saisies pendant le mois.

## Exemples de prompts
- "Quelles dépenses de septembre ne sont pas encore parties en comptabilité ?"
- "Prépare la base des charges à payer pour la clôture de septembre"
- "Y a-t-il des factures datées de septembre saisies après la fin du mois ?"