Factures bloquées en approbation : savoir chez qui, depuis quand
De la boîte de réception à l'approbation, un AP Manager peut maintenant suivre une facture fournisseur avant qu'elle soit approuvée : ce qui a été reçu, quelles factures attendent, et quel approbateur est attendu sur chacune.
Le problème
Un fournisseur appelle : « Vous avez bien reçu notre facture ? Elle sera payée quand ? ». Répondre demande de regarder la boîte de réception, puis la file d'approbation, puis d'ouvrir la facture pour voir qui doit l'approuver.
Jusqu'à récemment, l'assistant ne pouvait pas beaucoup aider avant l'approbation : il ne voyait une facture qu'une fois devenue une dépense approuvée. Il lit maintenant les deux étapes qui précèdent — le document à son arrivée dans la boîte de réception, et la facture pendant qu'elle attend son approbation.
Les échanges ci-dessous sont reconstitués à partir de tests faits sur un compte démo Spendesk le 5 octobre 2026. La formulation est réécrite pour la lisibilité ; les chiffres et les résultats sont ceux que les outils ont renvoyés.
« L'a-t-on reçue ? »
Oui. Elle est dans la boîte de réception, déjà traitée.
| Document | Facture RE-2026-08842 |
|---|---|
| Fournisseur | NORDWERK INDUSTRIEBEDARF GMBH |
| Reçue | le 15 septembre 2026, par email |
| Montant | EUR 15779.40 TTC (EUR 13260.00 HT, TVA 19 %) |
| Échéance | 6 octobre 2026 |
| Statut | Validée |
Cette dernière ligne compte. Une boîte vide signifie seulement que rien n'attend à cette étape. Pour savoir si un document a été reçu un jour, l'assistant doit regarder aussi les documents traités et rattachés.
« Qu'est-ce qui attend une approbation, et chez qui ? »
2 factures en attente d'approbation — EUR 2616.00 et USD 19513.20 (deux devises, non additionnées).
| Facture | Fournisseur | Montant | Échéance |
|---|---|---|---|
| 3027 | CTDE | USD 19513.20 | 18 fév. 2021 |
| 18619 | LIEU PRIVE | EUR 2616.00 | 1er fév. 2021 |
Je ne peux ni les approuver ni relancer les approbateurs moi-même. Voulez-vous un message de relance rédigé pour les deux approbateurs de la facture 3027 ?
La liste des factures ne contient pas la chaîne d'approbation. L'assistant ouvre chaque facture pour lire l'étape en cours et ses approbateurs, puis retrouve leurs noms. Sur une longue file, demandez d'abord les plus anciennes.
« Qu'est-ce qui est approuvé et encore impayé ? »
22 factures approuvées encore impayées ou payées en partie :
| Devise | Factures | Montant TTC |
|---|---|---|
| EUR | 15 | EUR 113243.13 |
| GBP | 4 | GBP 25065.10 |
| USD | 3 | USD 3178.06 |
Ce sont les montants complets des factures, par devise. Ce résumé ne donne pas le reste à payer des factures payées en partie : pour cela, demandez-moi les factures impayées par échéance (en retard et à venir) ou le détail d'une facture.
Le résumé est le moyen rapide de mesurer une file sans la parcourir. Il a un piège : son « reste à payer » n'est pas calculé et vaut toujours zéro, donc l'assistant ne doit jamais le citer.
À savoir
- Rôle requis. Le MCP Spendesk n'est utilisable que par un Controller ou un Account Owner de la société concernée. Avec un autre rôle, ces demandes ne fonctionnent pas.
- Trois étapes, trois endroits. Un document dans la boîte de réception, une facture en attente d'approbation ou approuvée, une dépense une fois approuvée. « Où est ma facture ? » commence par la boîte de réception.
- Approbation, paiement et export sont indépendants. Une facture peut être approuvée et impayée, ou payée et pas encore exportée.
- Les brouillons et factures incomplètes ne sont jamais listés, même en attente.
- Les avoirs sont listés à part et s'affichent toujours « impayés » : ce n'est pas un reste à payer.
- L'assistant ne peut ni approuver, ni rejeter, ni payer, ni relancer. Il prépare la liste et le message ; l'action reste la vôtre.
À retenir
- Les factures en attente d'approbation sont maintenant visibles, avec l'approbateur attendu sur chacune
- Une boîte de réception vide ne prouve rien sur un document passé : demandez s'il a été reçu, pas ce qui attend
- Les totaux sont donnés par devise et ne sont jamais additionnés
- Le « reste à payer » du résumé vaut toujours zéro : passez par les factures impayées par échéance ou par une facture précise
- Commencez par les skills Suivre la boîte de réception des factures et Relancer les factures en attente d'approbation
Related skills
Find a supplier invoice and read its approval, payment and export status, with who is expected to approve.
List supplier invoices stuck in approval with the current approver and age, to chase them.
See what is waiting in the invoice inbox, who it is assigned to, and what a received document became.