Où part l'argent : dépenses par catégorie et par axe analytique, sans tableau croisé
Interrogé sur les dépenses « par code analytique », l'assistant reçoit une seule liste qui mélange catégories de dépenses, régions et tous les autres axes. Voici comment isoler un axe, vérifier que le total est retrouvé, et chiffrer la part de dépenses non codée.
Le problème
« Où part l'argent ? » est la première question qu'on pose à un analyste FP&A, et la réponse commence d'habitude par un export et un tableau croisé par catégorie.
Le MCP Spendesk peut donner cette répartition directement. Il y a une chose à savoir d'abord : les dépenses n'ont pas de dimension « catégorie » à part. Les catégories sortent dans la même liste que tous les autres axes analytiques — régions, projets, ce que votre société a configuré. Lue telle quelle, cette liste additionne plus que ce que vous avez dépensé.
Les échanges ci-dessous sont reconstitués à partir de tests faits sur un compte démo Spendesk le 5 octobre 2026. La formulation est réécrite pour la lisibilité ; les chiffres et les résultats sont ceux que les outils ont renvoyés.
Dépenses par catégorie, avec un contrôle du total
Période utilisée : du 2025-10-01 au 2026-09-30. Dépenses totales : EUR 113720.26 sur 25 dépenses.
| Catégorie | Montant | Part du total | Dépenses | Mois le plus élevé |
|---|---|---|---|---|
| IT & Technical fees | EUR 87235.36 | 76,7 % | 19 | Juillet 2026 |
| Announcements & Ads | EUR 25984.90 | 22,8 % | 3 | Septembre 2026 |
| Travel & Expense | EUR 500.00 | 0,4 % | 3 | Juin 2026 |
Voulez-vous la série mois par mois d'une catégorie ?
Deux choses se sont passées derrière cette réponse. L'assistant a d'abord récupéré la liste des catégories, puis n'a gardé que les lignes qui y correspondent. Et il a recalculé chaque part sur le vrai total, plutôt que de reprendre les pourcentages fournis avec les lignes.
Pourquoi la liste ne se lit pas telle quelle
Voici la liste brute — à lire avec précaution :
| Code | Montant |
|---|---|
| France | EUR 87783.36 |
| IT & Technical fees | EUR 87235.36 |
| GM Budget | EUR 66516.00 |
| Announcements & Ads | EUR 25984.90 |
| Finance Budget | EUR 18219.36 |
| … | … |
La liste ne dit pas à quel axe appartient chaque ligne. La seule façon fiable d'en isoler un est de récupérer d'abord les valeurs de cet axe et de filtrer dessus.
Dépenses par région, et ce qui n'est pas affecté
Axe utilisé : Region (7 valeurs : Austria, Belgium, France, Germany, Luxembourg, Monaco, Spain).
| Région | Montant | Part du total | Dépenses |
|---|---|---|---|
| France | EUR 87783.36 | 77,2 % | 21 |
| Autres régions | EUR 0.00 | — | 0 |
| Non affecté à une région | EUR 25936.90 | 22,8 % | — |
La part non affectée est souvent la ligne la plus utile. C'est le total moins ce que l'axe explique, et aucun outil ne la renvoie directement. À lire comme une estimation : les lignes additionnent des lignes de dépense alors que le total compte chaque dépense une fois, donc les deux peuvent différer légèrement même quand tout est affecté.
À savoir
- Rôle requis. Le MCP Spendesk n'est utilisable que par un Controller ou un Account Owner de la société concernée. Avec un autre rôle, ces demandes ne fonctionnent pas.
- Les montants sont TTC et suivent la date du document, pas la date comptable.
- Les avoirs viennent en déduction : une catégorie peut être inférieure à la somme de ses factures brutes.
- 366 jours au maximum par demande. Pour un historique plus long, l'assistant lance plusieurs périodes et ne les combine que si toutes ont réussi.
- Demandez assez de lignes. Par défaut, seules les dix plus grosses lignes sont renvoyées et le reste est regroupé dans « Others » ; avec plusieurs axes mêlés dans une liste, la catégorie cherchée peut s'y trouver.
- Pas de budget. Pour un écart au budget par catégorie, donnez les chiffres de budget à l'assistant.
- Les catégories sont des libellés destinés aux collaborateurs, pas des comptes comptables.
À retenir
- Il n'existe pas de dimension « catégorie » : catégories et champs analytiques personnalisés reviennent dans une seule liste mélangée (les centres de coûts ont leur propre regroupement)
- On isole un axe en récupérant d'abord ses valeurs, puis en ne gardant que ces lignes
- Contrôlez le total : pour les catégories de ce compte, les lignes retrouvaient le total au centime
- La part non affectée à un axe est le total moins ce que l'axe explique
- Deux skills font cela dans l'ordre : Voir où part l'argent par catégorie et Analyser les dépenses par projet ou région
Related skills
Analyze month-over-month spend trends by cost center, detect accelerating or declining budgets, and flag anomalies.
Break spend down by one custom analytical field (project, region…) without mixing fields, with the unallocated share.
Break spend down by expense category with the monthly trend and the uncategorised share.